LLM活用でメール業務をDX

建設系DX企業

煩雑な案件管理を自動化し、情報共有を円滑にするコンサルティング

社外からの問い合わせ対応に課題を抱えていたDX企業様に対し、業務効率化のためのコンサルティングを提供しました。

課題：メールベースの業務フローによる情報の氾濫

数百人に及ぶ外部パートナーとのやり取りがメールベースで行われ、情報共有のために全メールを関係者間で共有した結果、メールボックスは常に飽和状態に。案件ごとの進捗把握や過去のやり取りの確認に多大な時間を要していました。

提案：LLMによるメール情報の構造化と可視化

この課題に対し、弊社はLLM（大規模言語モデル）とクラウドプラットフォーム（GCP）を活用した抜本的な業務改善を提案。煩雑なメールコミュニケーションを、構造化された情報資産へと転換する仕組みを設計し、デモンストレーションを提示しました。

• メールの自動整理・仕分け: 受信メールをLLMが解析し、関連する案件コードを特定。自動でタグ付けを行い、誰が見ても案件の状況が分かるように整理します。
• ナレッジの自動蓄積: 案件ごとのメールスレッドをナレッジベースに自動で保存。属人化しがちな過去のやり取りを、検索・再利用可能な資産として蓄積します。
• 進捗状況のダッシュボード化: 各案件のメール内容をLLMが要約し、現在のステータスをダッシュボードに表示。膨大なメールを読み解かずとも、全案件の進捗を直感的に把握できます。